Nhiều quản lý coi buổi một-một với nhân viên là thủ tục, kiểu điểm danh xem tuần này ai làm gì, xong việc là dẹp qua sang tuần sau. Nhưng nếu chỉ dùng để báo cáo tiến độ thì đang phí một công cụ mạnh, vì tiến độ vốn đã có trong task board hay báo cáo hàng tuần rồi, không cần một buổi nói chuyện riêng chỉ để lặp lại nó.
Một-một không phải để nghe báo cáo
Giá trị thật của buổi một-một nằm ở chỗ nó là không gian duy nhất mà nhân viên được nói chuyện trực tiếp, riêng tư với quản lý, không có ai khác nghe. Đó là lúc họ có thể chia sẻ những thứ không tiện nói trong họp nhóm, kiểu đang bí ở đâu, đang thấy chán việc gì, có mâu thuẫn với đồng nghiệp nào, hay đơn giản là đang lo lắng về hướng đi sự nghiệp của mình. Nếu quản lý chỉ chăm chăm hỏi tiến độ dự án, cơ hội đó bị bỏ lỡ, và những vấn đề nhỏ cứ âm ỉ cho tới khi thành chuyện lớn, có khi là nghỉ việc.
Để nhân viên nói nhiều hơn mình
Một buổi một-một tốt thường là buổi mà người quản lý nói ít hơn người nhân viên. Thay vì mở đầu bằng loạt câu hỏi về công việc, có thể bắt đầu bằng một câu mở kiểu dạo này thế nào, có gì đang làm em bận tâm. Rồi im lặng, chờ họ nói, đừng vội lấp khoảng trống bằng ý kiến của mình. Rất nhiều quản lý có thói quen biến một-một thành buổi mình nói còn nhân viên gật đầu, như vậy thì chẳng khác gì một buổi họp thu nhỏ. Câu hỏi mở, lắng nghe thật sự, và thỉnh thoảng hỏi thêm để hiểu sâu hơn, đó là cách để buổi nói chuyện trở thành của họ chứ không phải của mình.
Gỡ vướng thay vì chỉ ghi nhận
Khi nhân viên nói ra vướng mắc, việc quan trọng không phải là gật đầu cho qua mà là thực sự giúp gỡ. Có thể là thiếu nguồn lực, có thể là không rõ ưu tiên, có thể là mâu thuẫn với một đồng nghiệp khác mà họ ngại nói thẳng. Người quản lý giỏi sẽ hỏi thêm để hiểu gốc rễ, rồi cùng bàn hướng xử lý, thay vì chỉ ghi vào sổ rồi thôi. Nếu lần nào cũng chỉ nghe mà không có hành động gì sau đó, nhân viên sẽ dần thôi không chia sẻ nữa, vì họ hiểu nói ra cũng chẳng để làm gì.
Phản hồi ngay, đừng để dồn tới cuối năm
Một lợi ích khác của một-một đều đặn là nó tạo cơ hội phản hồi kịp thời. Thay vì chờ tới đợt đánh giá cuối năm mới liệt kê một danh sách dài những điều làm tốt và chưa tốt, khiến nhân viên vừa bất ngờ vừa khó điều chỉnh, thì mỗi tuần có thể góp ý nhỏ ngay khi sự việc còn mới. Một câu góp ý đúng lúc, cụ thể, dễ tiếp nhận hơn nhiều so với một bài đánh giá dài mấy tháng sau mới nhắc lại. Ngược lại, ghi nhận cũng vậy, thấy ai làm tốt thì nói ngay, đừng để dành.
Duy trì một-một đều đặn không tốn nhiều, chỉ cần vài chục phút mỗi tuần cho mỗi người, nhưng đổi lại là một đội ngũ cảm thấy được lắng nghe, vấn đề được phát hiện sớm, và quản lý hiểu rõ từng người đang ở đâu thay vì chỉ nhìn vào con số cuối kỳ.
