Khi đội ngũ chuyển sang làm từ xa, phản xạ của không ít quản lý là tăng cường giám sát, kiểu yêu cầu bật camera cả ngày, hỏi cập nhật liên tục, hay dùng phần mềm theo dõi màn hình. Cách làm này thường phản tác dụng, vì nó gửi đi thông điệp không tin tưởng, khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát thay vì được trao quyền, và về lâu dài làm giảm động lực nhiều hơn là tăng hiệu quả.
Vi mô hoá sự giám sát là sai lầm phổ biến nhất
Làm từ xa vốn dĩ khó nhìn thấy người khác đang làm gì, nên bản năng của nhiều quản lý là cố gắng bù đắp bằng cách kiểm tra nhiều hơn. Nhưng ngồi trước máy tính không đồng nghĩa với đang làm việc hiệu quả, và ngược lại, một người rời bàn làm việc lúc giữa giờ để suy nghĩ hay giải quyết việc cá nhân không có nghĩa là họ lười. Giám sát vi mô tốn thời gian của cả hai bên, tạo cảm giác ngột ngạt, và cuối cùng vẫn không đo được điều thực sự quan trọng là công việc có ra kết quả hay không.
Chuyển trọng tâm sang kết quả
Thay vì đếm số giờ ngồi máy, cách quản lý bền vững hơn là thống nhất rõ đầu ra mong đợi, thời hạn cụ thể, và tiêu chí thế nào là hoàn thành. Khi đã rõ ràng những điều này, nhân viên có thể tự sắp xếp thời gian làm việc theo cách phù hợp với họ, miễn là đúng hạn và đạt chất lượng. Cách làm này đòi hỏi quản lý phải giỏi lập kế hoạch và giao việc rõ ràng hơn, chứ không phải lỏng lẻo hơn, vì một khi không còn giám sát từng phút, mọi kỳ vọng phải được nói ra tường minh ngay từ đầu chứ không thể ngầm hiểu.
Kỳ vọng rõ ràng và tài liệu hoá mọi thứ
Làm từ xa khiến những hiểu lầm nhỏ dễ biến thành vấn đề lớn, vì không có cơ hội giải thích nhanh qua vài câu ở hành lang văn phòng. Vì vậy càng cần viết rõ ràng, ai chịu trách nhiệm việc gì, deadline khi nào, quy trình báo cáo ra sao. Tài liệu hoá không phải để tạo thêm thủ tục, mà để bất kỳ ai trong đội, kể cả người mới vào sau, đều có thể tra cứu lại mà không phải hỏi lại từ đầu. Một đội làm từ xa hoạt động tốt thường là đội có thói quen viết xuống mọi quyết định quan trọng thay vì chỉ trao đổi miệng rồi quên.
Đừng để mất kết nối con người
Cái khó nhất khi quản lý từ xa không phải là công việc mà là duy trì cảm giác gắn kết giữa mọi người. Không có những cuộc trò chuyện tình cờ ở pantry, không có bữa trưa chung, rất dễ khiến các thành viên cảm thấy mình chỉ đang làm việc một mình. Một vài buổi trò chuyện không liên quan công việc, một kênh chat để chia sẻ chuyện đời thường, hay đơn giản là dành vài phút đầu mỗi cuộc họp để hỏi thăm nhau, đều giúp giữ lại chất người trong một môi trường vốn dễ trở nên lạnh lùng.
Quản lý từ xa suy cho cùng là một bài kiểm tra về niềm tin. Tin rằng người mình chọn vào đội đủ trách nhiệm để tự sắp xếp công việc, và xây dựng hệ thống rõ ràng đủ để niềm tin đó có chỗ dựa chứ không phải chỉ dựa vào hy vọng.
