Thử tính nhanh xem. Một cuộc họp một tiếng, sáu người ngồi. Vậy là sáu giờ công của cả đội bốc hơi. Mà đó mới chỉ là phần nhìn thấy. Trước họp người ta phải dừng việc đang làm, sau họp lại mất một lúc mới quay về guồng cũ. Chi phí thật cao hơn con số trên giấy nhiều.
Vậy mà nhiều nơi cứ họp như một thói quen. Họp đầu tuần, họp cuối tuần, họp cập nhật, họp để chuẩn bị cho cuộc họp sau. Họp nhiều khiến người ta tưởng mình đang làm việc, trong khi việc thật thì đứng yên đó chờ.
Không có mục tiêu thì đừng họp
Trước khi đặt lịch, tự hỏi: cuộc họp này để ra cái gì? Quyết định một việc? Gỡ một vướng mắc cần nhiều người cùng bàn?
Nếu không trả lời được, thì đừng họp. Một cuộc họp không có mục tiêu rõ là một cuộc họp chỉ để cho có. Và mỗi cuộc họp nên có agenda, dù chỉ ba dòng. Bàn cái gì, theo thứ tự nào. Có cái khung đó thì mọi người không lan man, không biến nó thành buổi tám chuyện kéo dài.
Chỉ mời người thật sự cần
Thói quen mời thừa người là sát thủ thầm lặng. Cứ "mời cho biết", "mời cho đủ thành phần", rồi cả phòng ngồi nghe hai người trao đổi chuyện chẳng liên quan tới mình.
Người không cần có mặt thì đừng kéo họ vào. Họ ngồi đó vừa phí giờ vừa chán. Nếu lo họ thiếu thông tin, gửi một bản tóm tắt sau họp là xong. Người càng ít, họp càng nhanh và càng tập trung.
Việc gì nhắn tin được thì khỏi họp
Phần lớn cái mà người ta gọi là họp thật ra chỉ là chia sẻ thông tin một chiều. Kiểu "tuần này mỗi người báo cáo đang làm gì". Cái này một tin nhắn nhóm hay một doc chung là xử lý gọn, ai rảnh lúc nào đọc lúc đó, không phải ngồi chờ tới lượt mình.
Để dành họp cho thứ thật sự cần nói chuyện trực tiếp. Mấy việc cần tranh luận, cần đọc nét mặt, cần quyết ngay tại chỗ. Còn lại cứ async cho khỏe.
Cuối họp phải chốt rõ
Đây là chỗ nhiều cuộc họp toang. Bàn cả tiếng, ai cũng gật gù, rồi giải tán. Hôm sau hỏi lại thì mỗi người hiểu một kiểu, chẳng ai làm gì cả.
Năm phút cuối, chốt thẳng: việc gì, ai làm, hạn khi nào. Viết ra, gửi vào nhóm. Ba thông tin đó mà thiếu thì coi như cuộc họp vừa rồi chưa xong. Có ghi rõ thì mới có chỗ để bám vào mà theo dõi, mà nhắc nhau.
Đúng giờ cả hai đầu
Bắt đầu đúng giờ. Đừng đợi người tới trễ, đợi là phạt người đi đúng giờ và thưởng người tới muộn. Vài lần bắt đầu không đợi ai, tự nhiên mọi người tới đúng hơn.
Và kết đúng giờ, cái này còn quan trọng hơn. Hẹn một tiếng thì một tiếng là dừng, dù chưa bàn hết. Khi ai cũng biết họp sẽ kết đúng giờ, người ta tự khắc nói gọn lại, vào thẳng vấn đề. Cứ thử một tháng đi, bạn sẽ ngạc nhiên vì đội mình tự nhiên có nhiều thời gian làm việc hơn hẳn.
