Có một niềm tin phổ biến mà sai bét trong kinh doanh: cứ làm nhiều hơn thì được nhiều hơn. Thực tế thì sao? Phần lớn người làm chủ ngập đầu trong việc mà kết quả vẫn lẹt đẹt, vì họ nhầm bận rộn với tiến bộ. Năng lực quản trị đáng giá nhất không phải là cày được nhiều việc. Mà là chọn trúng vài việc thật sự làm nên chuyện.
Đâu phải việc nào cũng đáng giá ngang nhau
Một quy luật lặp đi lặp lại khắp nơi: một phần nhỏ nguyên nhân đẻ ra phần lớn kết quả. Vài khách mang về phần lớn doanh thu. Vài sản phẩm ra phần lớn lợi nhuận. Vài hoạt động đẩy phần lớn tăng trưởng. Còn lại, dù ngốn cả đống thời gian, thì đóng góp chẳng bao nhiêu.
Hệ quả rõ luôn: cứ rải sức đều ra cho mọi việc, là bạn đang bỏ đói mấy việc quan trọng nhất để nuôi đám việc ít giá trị. Quản trị ưu tiên là nhìn ra cái sự lệch đó rồi làm theo nó. Dồn người dồn của vào số ít việc tạo ra phần lớn kết quả.
Vài câu hỏi để lọc
Khi danh sách việc dài tới mức nhìn vào là đơ, mấy câu này giúp cắt bớt. "Nếu hôm nay chỉ được làm một việc thôi, việc nào đẩy mục tiêu đi xa nhất?" "Việc này, bỏ qua luôn, có thật sự gây hậu quả gì không?" "Mình làm việc này vì nó quan trọng, hay vì nó dễ và quen tay?"
Câu cuối hữu ích đặc biệt. Vì con người có cái tật làm mấy việc dễ và thoải mái trước, rồi tự nhủ mình đang năng suất ghê. Trả lời mười cái email vụn vặt cho cảm giác xong việc đó, mà hiếm khi quan trọng bằng một giờ ngồi tập trung vào thứ thật sự dịch chuyển công ty.
Sức mạnh của việc nói không
Mỗi lần gật đầu nhận một việc, là bạn đang ngầm lắc đầu với hết thảy mọi việc khác mà khoảng thời gian đó đáng lẽ dành cho. Người không biết từ chối sẽ thấy lịch của mình bị lấp đầy bởi ưu tiên của thiên hạ, chẳng còn chỗ nào cho ưu tiên của chính mình.
Nói không thì khó, vì nó làm người ta phật lòng ngay lúc đó, và đòi hỏi can đảm. Nhưng một doanh nghiệp tập trung được dựng nên từ hàng trăm lần nói không với mấy cơ hội "cũng hay đấy", để dành sức cho mấy cơ hội thật sự lớn. Rải mình vào quá nhiều thứ tốt là cách chắc cú nhất để chẳng giỏi cái gì cho ra hồn.
Giữ chỗ cho việc làm sâu
Mấy việc tạo ra giá trị to nhất, kiểu ngồi nghĩ chiến lược, gỡ một bài toán khó, xây cái gì đó mới, đều cần những khối thời gian tập trung không bị cắt ngang. Mà trớ trêu, đây lại chính là thứ dễ bị xé vụn nhất, bởi tin nhắn, cuộc gọi, với cả mớ việc khẩn lặt vặt.
Chủ động giữ vài khối thời gian sâu mỗi tuần đi, coi nó quan trọng y như một cái hẹn với khách to. Trong mấy khối đó, tắt thông báo, từ chối bị làm phiền, chỉ làm đúng việc quan trọng nhất. Vài giờ tập trung thật sự thường ra nhiều giá trị hơn cả tuần làm việc bị băm nát.
Đều đặn ăn đứt bùng nổ
Cuối cùng, ưu tiên không phải một cú dọn lịch một lần là xong. Nó là một kỷ luật phải lặp lại. Ưu tiên thay đổi, việc mới ập tới, không soát thường xuyên thì kiểu gì bạn cũng trôi dần về cái cảnh bận rộn vô định. Một thói quen đơn giản, đầu mỗi tuần chấm vài việc quan trọng nhất rồi giữ lấy chúng, ăn đứt mấy đợt sắp xếp lại hoành tráng rồi đâu lại vào đấy.
Nói gọn: chấp nhận rằng vài việc làm nên phần lớn kết quả, dồn sức vào đó, và đủ gan để nói không với phần còn lại. Giữ chỗ cho việc làm sâu, biến chuyện soát ưu tiên thành thói quen. Đích đến không phải làm được nhiều hơn, mà là làm trúng hơn. Vì trong kinh doanh, sự tập trung gần như luôn thắng sự bận rộn.
