Lịch của người đứng đầu thường trông như một bãi chiến trường. Sáng họp giao ban, trưa duyệt hợp đồng, chiều tiếp khách, tối trả lời tin nhắn của nhân viên vì ban ngày không kịp. Cứ như vậy hết tuần này qua tuần khác, mà cuối tháng nhìn lại chẳng nhớ mình đã làm được việc gì thực sự quan trọng. Vấn đề không phải là thiếu thời gian, mà là thời gian bị xé vụn bởi hàng chục thứ nhỏ lẻ, mỗi thứ đều tự nhận nó cấp bách.
Phân biệt cái gấp và cái quan trọng
Cái bẫy lớn nhất của người đứng đầu là để việc gấp lấn át việc quan trọng. Một tin nhắn hỏi gấp, một cuộc gọi khách hàng nổi giận, một email cần trả lời trong ngày, tất cả đều tạo cảm giác phải xử lý ngay. Nhưng phần lớn những việc đó, nếu nhìn kỹ, không thực sự quyết định tương lai của tổ chức. Trong khi đó việc quan trọng, như xây chiến lược, tuyển đúng người, nhìn lại mô hình kinh doanh, lại chẳng bao giờ tự hét lên đòi được ưu tiên. Nó cứ nằm im đó, bị dời lại hết lần này đến lần khác, cho tới khi trở thành khủng hoảng thì mới được chú ý. Người lãnh đạo giỏi không phải người xử lý việc gấp nhanh nhất, mà là người biết dành đủ thời gian cho việc quan trọng trước khi nó biến thành việc gấp.
Giữ một khối thời gian không ai được đụng vào
Cách thực tế nhất để làm điều này là chặn hẳn một khoảng thời gian trong lịch, coi nó như một cuộc họp không thể huỷ. Có người chọn buổi sáng sớm, có người chọn nguyên một buổi chiều trong tuần, miễn là đủ dài để suy nghĩ sâu chứ không phải kiểu mở máy tính ra rồi mười phút sau lại bị gọi đi. Trong khối thời gian đó, tắt thông báo, đóng cửa phòng, nói thẳng với trợ lý hoặc đội ngũ là mình đang bận việc quan trọng. Nghe thì đơn giản nhưng làm được thì khó, vì cảm giác luôn có gì đó cấp bách hơn đang chờ. Thực ra không phải vậy, chỉ là ta đã quen để người khác quyết định lịch của mình thay vì tự mình quyết định.
Học cách nói không và giao việc lại
Rất nhiều thời gian của người đứng đầu bị chiếm bởi những việc lẽ ra người khác làm được. Có thể vì sợ giao rồi làm không đúng ý, có thể vì thói quen ôm hết, hoặc đơn giản là chưa ai từng dạy cách buông. Nhưng càng ôm nhiều việc nhỏ, càng ít thời gian cho việc lớn, và đội ngũ bên dưới cũng chẳng có cơ hội trưởng thành vì luôn có sếp làm thay. Nói không với một cuộc họp không cần thiết, từ chối tham gia một quyết định không thuộc phạm vi của mình, giao lại một việc mà cấp dưới hoàn toàn có thể xử lý, tất cả đều là cách giành lại thời gian. Ban đầu sẽ có cảm giác áy náy hoặc sợ mất kiểm soát, nhưng về lâu dài đó là cách duy nhất để tổ chức không phụ thuộc vào một người.
Một câu hỏi để tự kiểm tra mỗi tuần
Cuối mỗi tuần, thử nhìn lại lịch của chính mình và hỏi một câu đơn giản, tuần này mình đã dành bao nhiêu thời gian cho những thứ thực sự thay đổi được tương lai của công ty, so với thời gian dành để chữa cháy cho những việc lặt vặt. Nếu câu trả lời khiến mình chột dạ, đó là dấu hiệu cần điều chỉnh ngay từ tuần sau. Không ai làm chủ được thời gian hoàn hảo, nhưng biết mình đang xé vụn nó vì cái gì thì mới có thể bắt đầu lấy lại quyền kiểm soát.
