Doanh nghiệp lớn có nhiều lớp đệm, nhiều nguồn lực dự phòng, mất một khách hàng hay một nhân sự chủ chốt không làm họ chao đảo ngay. Doanh nghiệp nhỏ thì khác, một cú sốc vừa đủ mạnh có thể làm lung lay cả hệ thống, nên nghĩ trước về rủi ro không phải chuyện xa xỉ chỉ dành cho tập đoàn.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ mong manh hơn
Ít vốn, ít nhân sự, ít khách hàng, mọi thứ đều cô đặc lại ở một quy mô nhỏ, nên mỗi mắt xích đều quan trọng hơn tương đối so với doanh nghiệp lớn. Một nhà cung cấp lớn có hàng chục nhà máy dự phòng, còn một cửa hàng nhỏ có khi chỉ có một nguồn hàng chính. Chính vì sự cô đặc đó mà bất kỳ trục trặc nào ở một điểm cũng dễ lan ra toàn bộ hoạt động, thay vì được các bộ phận khác gánh đỡ.
Những rủi ro hay gặp nhất ở quy mô nhỏ
Phụ thuộc quá nhiều vào một khách hàng lớn là rủi ro kinh điển, khách đó rời đi hoặc gặp khó khăn tài chính là doanh thu sụt ngay lập tức. Phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất cũng vậy, họ tăng giá, hết hàng hay ngừng hợp tác là cả chuỗi cung ứng đứng hình. Phụ thuộc vào một kênh bán hàng duy nhất, ví dụ chỉ bán qua một sàn thương mại điện tử, cũng nguy hiểm không kém vì chính sách của sàn có thể thay đổi bất cứ lúc nào ngoài tầm kiểm soát. Rồi phụ thuộc vào một người chủ chốt, người nắm hết mối quan hệ khách hàng hoặc bí quyết vận hành, người đó nghỉ là cả hệ thống chao đảo. Và cuối cùng là dòng tiền, khoản rủi ro âm thầm nhất, báo cáo có lãi nhưng tiền mặt cạn vẫn có thể khiến doanh nghiệp đóng cửa.
Ngồi xuống nghĩ trước kịch bản xấu
Cách đơn giản để chuẩn bị là dành thời gian tự hỏi, nếu khách hàng lớn nhất rời đi ngày mai thì sao, nếu nhà cung cấp chính báo ngừng cung ứng thì sao, nếu người quản lý vận hành nghỉ đột ngột thì sao. Không cần trả lời hoàn hảo ngay, chỉ cần liệt kê ra những kịch bản có khả năng xảy ra nhất và mức độ ảnh hưởng của từng cái. Việc gọi tên được rủi ro đã là một bước tiến so với việc để nó nằm mơ hồ trong đầu và chỉ lo lắng chung chung mà không biết cụ thể lo cái gì.
Chuẩn bị phương án B cho từng kịch bản
Sau khi gọi tên rủi ro, bước tiếp theo là nghĩ phương án dự phòng, không cần chi tiết đến từng bước nhưng phải có ý tưởng chính. Nếu phụ thuộc một khách lớn, có thể bắt đầu tìm thêm khách nhỏ hơn để phân tán dần. Nếu phụ thuộc một nhà cung cấp, có thể tìm hiểu trước một hai nguồn thay thế dù chưa cần dùng ngay. Nếu phụ thuộc một người chủ chốt, có thể bắt đầu ghi lại quy trình, chia sẻ mối quan hệ khách hàng cho nhiều người biết thay vì để một người nắm hết. Những việc này không tốn nhiều công sức nếu làm từ sớm, nhưng cực kỳ khó xoay xở nếu để đến khi rủi ro đã xảy ra rồi mới bắt đầu nghĩ.
Không phải để sợ, mà để ngủ ngon hơn
Nghĩ về điều tệ nhất không phải để bi quan hóa mọi thứ hay làm chủ doanh nghiệp lúc nào cũng nơm nớp lo lắng. Ngược lại, khi đã hình dung trước những tình huống xấu và có sẵn hướng xử lý trong đầu, người ta thường bình tĩnh hơn hẳn khi chuyện thật sự xảy ra, vì không còn bị bất ngờ hoàn toàn. Sự chuẩn bị đó giống như một tấm lưới an toàn vô hình, không ai muốn dùng đến nhưng có nó thì đêm vẫn ngủ ngon hơn nhiều so với việc điều hành doanh nghiệp mà lúc nào cũng thấp thỏm không biết chuyện gì sẽ ập tới.
